La schermata di accesso è il punto di ingresso al gestionale. Per autenticarsi sono richiesti tre dati:

• ID Associazione — il codice identificativo univoco assegnato alla tua associazione. Identifica l'archivio dati a cui accedere.
• Nome Utente — l'account personale dell'operatore (es. admin).
• Password — la chiave di accesso riservata all'utente.

L'opzione «Ricorda il tuo ID Associazione» memorizza l'ID nel browser corrente, così alle visite successive il campo risulterà già compilato. In basso è indicata la versione del gestionale in uso.

Suggerimento: ogni operatore dovrebbe avere credenziali personali (vedi sezione Utenti) per tracciare correttamente le modifiche e gestire i permessi.

Dopo l'accesso si apre la Dashboard, la pagina di riepilogo che offre una panoramica immediata della situazione dell'associazione.

Nella parte superiore trovi gli indicatori sintetici:

• Iscritti Totali — numero complessivo dei soci registrati.
• Pagamenti dell'anno in corso.
• Segnalibri — collegamenti rapidi personalizzabili (titolo + indirizzo) salvati nel browser corrente per raggiungere velocemente le pagine usate più spesso.

Seguono il riquadro Attività in Corso e l'elenco degli Ultimi Soci Iscritti, con accesso diretto alla relativa scheda. In basso è riportata la scheda anagrafica dell'associazione (denominazione, indirizzo, codice fiscale).

Il menu laterale colorato, sempre presente, consente di spostarsi fra tutti i moduli del gestionale: Anagrafiche, CDA, Fornitori, Volontari, Associati, Attività, Ordini, Prestiti, Magazzino, Donazioni, Ricevute, Contabilità, Verbali, Utenti e Configurazioni.

Il modulo Anagrafiche è l'archivio centrale di tutte le persone e le aziende collegate all'associazione. È la base da cui si attingono i dati per ogni altro modulo (soci, volontari, fornitori, ordini, ecc.).

La sezione «Filtra le anagrafiche» permette di combinare più criteri per restringere rapidamente l'elenco:

• Stato pagamento (pagati / non pagati), Ruolo, Sottocategoria socio ordinario, Anno di registrazione e Anno di scadenza.
• Ordine risultati: per ID (recenti), alfabetico o per data iscrizione.
• Righe visibili: 50, 100 o tutte.
• Ricerca veloce per nome, cognome, città o codice fiscale.

I contatori in evidenza riepilogano Totale anagrafiche, Risultati filtro, Mostrate, Pagati e Non pagati dell'anno. Con «Stampa elenco filtrato» si ottiene una stampa del solo elenco selezionato. La tabella riporta ID, codice fiscale, nominativo, dati anagrafici, contatti, data iscrizione, scadenza quota, ruolo e i pulsanti di azione.

La scheda consente di inserire o modificare un'anagrafica. Il solo campo obbligatorio è Nome/Azienda; gli altri campi sono facoltativi ma consigliati per una banca dati completa.

Dati gestiti: Partita IVA, Codice Fiscale, Nome/Azienda e Cognome, Luogo e Data di nascita, Via, Città, Telefono, Email e Data Iscrizione.

Con Ruolo e Sottocategoria socio ordinario si classifica la persona (es. socio ordinario, non occasionale). Gli interruttori Ruoli aggiuntivi permettono di aggiungere rapidamente l'anagrafica ai gruppi Volontario e Associato: selezionando «Volontario» viene assegnato automaticamente anche il ruolo associato.

Nel riquadro Scadenza quota associativa si imposta la data di scadenza; l'opzione «Imposta al 31/12» la fissa a fine anno solare, utile per la gestione delle quote annuali. Con Salva i dati vengono registrati.

La funzione Tessere genera la tessera associativa personalizzata del socio in formato immagine, pronta per la stampa o l'invio.

Nel pannello «Modello Tessera» si configura l'aspetto grafico, suddiviso in blocchi richiudibili:

• Associazione — nome e informazioni multilinea (indirizzo, città, codice fiscale).
• Sfondo — modalità (solido/gradiente), colore, angolo e due colori d'accento.
• Logo — posizione, forma (cerchio, ecc.), adattamento e dimensione.
• Testi — personalizzazione delle diciture.

A destra, «Trova rapidamente l'associato» filtra i soci (Tutti / In regola / Da rinnovare) e il campo Numero tessera viene compilato automaticamente a partire dall'ID socio se lasciato vuoto. L'anteprima mostra la tessera in tempo reale; con «Scarica PNG» si esporta l'immagine. Il modello impostato può essere salvato come predefinito.

Dalla pagina delle tessere è possibile inviare la tessera direttamente via email al socio, allegando l'immagine PNG generata.

Si compilano Destinatario e Oggetto (precompilato con «La tua tessera associativa»), si sceglie il Formato messaggio (Testo o HTML — in modalità Testo i tag HTML vengono ignorati) e si scrive il Messaggio.

L'Anteprima mostra il testo e conferma che la tessera sarà inviata come allegato PNG. Con «Invia email» il messaggio parte utilizzando la configurazione SMTP impostata nelle Configurazioni.

Il Registro Modifiche tiene traccia di tutte le operazioni eseguite sulle anagrafiche, garantendo trasparenza e controllo (audit trail).

I filtri permettono di cercare per Azione, Utente, Anagrafica ID e intervallo di date (Da / A). La tabella elenca ID dell'operazione, data e ora, tipo di azione, anagrafica interessata, utente che ha agito e i dettagli della modifica.

È uno strumento prezioso per verificare «chi ha fatto cosa e quando», soprattutto quando più operatori lavorano sullo stesso archivio.

Il modulo CDA gestisce i componenti del Consiglio Direttivo dell'associazione.

La dashboard offre una panoramica rapida con il totale dei membri e gli ultimi inseriti. Da qui si accede alle azioni principali: «Gestisci Consiglio» per aprire l'elenco completo, «Importa da Anagrafiche» per aggiungere un membro partendo da una persona già in archivio e «Apri elenco».

L'elenco del Consiglio Direttivo raccoglie tutti i consiglieri con i relativi dati: ID, nome, cognome, indirizzo, città, telefono, email, codice fiscale e ruolo ricoperto.

Per ogni membro sono disponibili le azioni Modifica ed Elimina. Il pulsante «Importa da Anagrafiche» consente di popolare rapidamente il consiglio attingendo dall'archivio anagrafiche.

La finestra di importazione permette di selezionare una persona già presente in anagrafica e aggiungerla al Consiglio Direttivo, evitando di reinserire i dati.

Si cerca l'anagrafica desiderata, la si seleziona dalla lista e si assegna la Categoria (il ruolo all'interno del consiglio, campo obbligatorio). Con Importa il membro viene aggiunto; con Annulla si chiude senza salvare.

Il modulo Fornitori raccoglie i fornitori e i relativi dati amministrativi (consulenti, ditte, professionisti che collaborano con l'associazione).

Quando non sono ancora presenti fornitori, la pagina invita a importare il primo fornitore dall'archivio anagrafiche. È possibile scegliere quante righe mostrare (50 / 100 / tutte).

L'inserimento di un fornitore avviene in due passaggi. Prima si seleziona l'anagrafica dall'elenco delle anagrafiche disponibili (con ricerca rapida).

Quindi si completano i Dati Fornitore: la Categoria (Fornitori), il Tipo (es. Consulente), i Dati finanziari e i riferimenti amministrativi PEC, SDI (codice destinatario per la fatturazione elettronica), IBAN e Partita IVA. Con Importa il fornitore viene registrato.

Il modulo Volontari gestisce le persone che prestano attività di volontariato per l'associazione.

I filtri permettono di selezionare per Tipo e di effettuare una ricerca per ID socio, nome, cognome, città, email o telefono. È riportata la scheda dell'associazione e, quando l'archivio è vuoto, l'invito a importare il primo volontario.

Per aggiungere un volontario si seleziona un associato da importare: i dati comuni e l'ID socio vengono compilati automaticamente, mantenendo coerenza con l'anagrafica di origine.

La pagina mostra gli associati disponibili; selezionando la persona desiderata se ne crea il profilo di volontario.

Il modulo Associati gestisce i componenti dell'assemblea (i soci a pieno titolo).

I filtri consentono di selezionare per Ruolo specifico e Sottocategoria e di cercare per ID socio, nome, cognome, codice fiscale, email o città. Oltre a «Importa da Anagrafiche», è disponibile la funzione «Email rinnovi» per l'invio massivo dei solleciti di rinnovo quota.

La vista tabellare riporta tutti i dati dell'associato necessari alla corretta tenuta del libro soci: ID socio, dati anagrafici, contatti, codice fiscale, ruolo e ruolo specifico, sottocategoria, data di ammissione, data domanda, data CDA, numero verbale e specifiche ruolo.

Per ciascun socio sono disponibili le azioni Visualizza, Modifica ed Elimina.

L'inserimento di un associato parte dalla selezione dell'anagrafica dall'archivio. Si compilano poi i Dati Associati:

• ID socio — può essere lasciato vuoto per la generazione automatica; se esistono volontari collegati, il prefisso diventa SV.
• Ruolo e Ruolo specifico (es. Associato / Ordinario), Sottocategoria.
• Data di ammissione, Data domanda, Data CDA, Numero verbale di ammissione e Specifiche ruolo.

Con Importa il socio viene registrato nel libro associati.

La funzione Email rinnovi consente l'invio massivo e personalizzato dei solleciti per il rinnovo della quota associativa.

Il testo del messaggio supporta variabili dinamiche racchiuse tra doppie parentesi graffe che vengono sostituite automaticamente per ogni destinatario, ad esempio i dati bancari dell'associazione e l'intestatario del conto, oltre a nome, cognome, email e importo del rinnovo.

Prima dell'invio il sistema ricorda di: controllare che l'oggetto includa l'anno di rinnovo, evitare dati personali nel corpo del messaggio e verificare la lista dei destinatari e le email escluse.

Il modulo Attività pianifica e archivia gli eventi e le iniziative dell'associazione. La vista calendario mostra il mese corrente con la possibilità di navigare tra i mesi (Precedente / Oggi / Successivo).

In alto sono riportati i contatori Totali e Questo Mese. Ogni giorno della griglia ospita le attività programmate.

La Lista Attività presenta tutte le iniziative in formato tabellare con i contatori Totali, Filtrate e Ripetute.

I filtri permettono di cercare per testo (descrizione, creatore, note, suggerimenti), per periodo (Da / A) e per tipo di ripetizione (Tutte / Ripetute / Non ripetuto). La tabella mostra descrizione, date di inizio e fine, ripetizione, partecipanti, responsabili, creatore e note, con azioni Vedi, Modifica, Email, stampa ed eliminazione. In alto i pulsanti «Nuova Attività» e «Invia Lista».

La creazione di una nuova attività si compone di due parti.

Nei dati principali si inseriscono la Descrizione (obbligatoria), Data e Ora di inizio e fine e l'opzione «Ripeti Attività» per gli eventi ricorrenti.

Nella parte di assegnazione si trascinano le persone nei rispettivi riquadri: Creatore Attività (obbligatorio), Volontari Responsabili e Partecipanti. Si completano infine Note e Relazione finale / Suggerimenti per le edizioni successive. Con «Salva Attività» l'evento viene registrato.

Durante la creazione o la modifica di un'attività, il pannello «Ricerca Persone» consente di trovare rapidamente soci, volontari e collaboratori da assegnare.

Si può filtrare per ID socio/nome/cognome/email, per tipo e per ruolo, oltre che per città. I risultati appaiono come schede che si trascinano direttamente nei campi del form (creatore, responsabili, partecipanti).

La sezione Partecipanti Attività gestisce le persone che prendono parte alle iniziative, con le loro caratteristiche e le osservazioni raccolte per ogni evento.

Si può aggiungere un Nuovo Partecipante compilando manualmente nome (obbligatorio), cognome, luogo e data di nascita, indirizzo, città, telefono, email e codice fiscale — utile anche per partecipanti esterni non soci — oppure importarlo dalle anagrafiche.

Per ciascun partecipante si registrano caratteristiche generali, osservazioni pre-attività e osservazioni finali; le osservazioni specifiche per ogni attività assegnata vengono raccolte dal modulo dedicato.

La funzione «Invia Lista» permette di inviare ai destinatari un riepilogo delle attività di un periodo.

Si seleziona prima il periodo (Attività dal / al) e si aggiorna l'anteprima; il sistema mostra i contatori (attività in lista, destinatari totali, associati, anagrafiche, email non valide, duplicate) ed esclude automaticamente gli indirizzi non validi.

Nel compositore si scrivono Oggetto e corpo del messaggio sfruttando le variabili dinamiche (nome completo, ruolo, città, associazione, periodo, numero attività e la tabella formattata delle attività). Si selezionano i destinatari e si procede con l'invio personalizzato a ciascuno.

Il modulo Ordini consente di visualizzare, gestire e monitorare tutti gli ordini effettuati per conto dei soci.

La sezione «Filtra Ordini» mette a disposizione una ricerca globale (per ID, persona, prodotto), il filtro per Stato Ordine e per Creato Da, con possibilità di ripristinare i filtri. La tabella riporta ID, persona, prodotto, stato (es. «Presa in carico»), autore e le azioni Visualizza, Modifica e Stampa.

La schermata Nuovo Ordine permette di registrare un ordine collegandolo a una persona.

Si individua la Persona (per ID socio o nome, con il pulsante «Cerca Persona»), si seleziona l'Operatore che gestisce l'ordine, si descrive il Prodotto, si indica il Negozio e si aggiungono eventuali Note. Con «Salva Ordine» l'ordine viene creato.

Il modulo Prestiti traccia i beni (o le somme) dati e ricevuti in prestito. Il selettore Tipo prestito distingue tra prestiti Fatti e Ricevuti.

Si può cercare tra i prestiti e filtrare per Bene e Stato, con l'opzione «Solo residuo > 0» per visualizzare solo i prestiti ancora aperti. La tabella mostra ID, persona, bene, quantità iniziale, residuo, scadenza, tipo, stato e operatore. Il pulsante «Nuovo Prestito» avvia la registrazione.

La creazione di un nuovo prestito collega tre elementi: la persona, l'operatore e l'oggetto di magazzino.

Nei pannelli superiori si cercano i soci e l'operatore (filtrabili per tipo e ruolo) e si selezionano gli oggetti dal magazzino con il pulsante «Aggiungi», che permette anche la selezione multipla.

Nel modulo «Crea Nuovo Prestito» si imposta il Tipo (Fatto / Ricevuto), il periodo (Inizio / Scadenza), il tipo di bene (Oggetti o Soldi), l'ID socio, l'operatore, l'oggetto e la descrizione, l'ID magazzino e la quantità. Con «Salva Prestito» l'operazione viene registrata e il residuo aggiornato.

Il modulo Magazzino gestisce l'inventario dei beni dell'associazione (materiali per eventi, attrezzature, gadget, ecc.).

I filtri permettono la ricerca per nome, descrizione, ID o numero, la selezione per Categoria e l'ordinamento. La tabella «Oggetti» riporta ID, nome, descrizione, quantità, categoria (con etichetta colorata), data di creazione e le azioni Modifica ed Elimina.

Le Categorie servono a classificare gli oggetti di magazzino (es. «Materiale per eventi», «Striscioni»).

Con «Nuova Categoria» si inseriscono il Nome (obbligatorio) e un Colore identificativo. L'Elenco Categorie mostra ID, nome, colore (codice esadecimale) e le azioni Modifica/Elimina. Il colore aiuta a riconoscere a colpo d'occhio la tipologia degli oggetti nelle liste.

La schermata «Aggiungi Oggetto» registra un nuovo bene a magazzino.

Si compilano il Nome Oggetto (obbligatorio), la Descrizione, il Numero (quantità disponibile) e la Categoria di appartenenza. Con Salva l'oggetto entra nell'inventario e diventa disponibile, ad esempio, per i prestiti.

Il modulo Donazioni registra sia le donazioni ricevute dall'associazione sia quelle fatte a terzi. Il selettore Tipo donazione permette di passare tra le due viste.

È possibile cercare tra le donazioni; la tabella elenca ID, cliente, oggetto, quantità, tipo, stato, operatore e totale donazioni. Con «Nuova Donazione» si registra una nuova operazione.

La creazione di una nuova donazione collega la persona e l'operatore all'oggetto donato.

Nei pannelli si cercano i soci e l'operatore; nel modulo si imposta il Tipo (Donazione Fatta / Ricevuta), l'ID socio, l'operatore, l'oggetto (per le ricevute si inserisce il nome; per le fatte viene compilato automaticamente), la descrizione e la quantità. Con «Salva Donazione» l'operazione è registrata.

Il modulo Ricevute consente di emettere documenti per i soci e per terzi. Con il pulsante in alto si può commutare tra Ricevuta e Nota di Debito.

Nella sezione «Dati del Cliente» si inseriscono nome cliente, IVA/Codice Fiscale, indirizzo, email e il titolo della sezione destinatario (es. «Socio»). Il pulsante «Cerca Persona» permette di recuperare i dati da un'anagrafica.

Nella sezione «Descrizione» si può scegliere una descrizione predefinita oppure scriverne una personalizzata per il documento.

La «Ricerca Persone» facilita la compilazione del destinatario della ricevuta recuperando i dati dall'archivio.

Si cerca per ID socio, nome o cognome e si può filtrare per tipo e ruolo. I risultati sono mostrati come schede selezionabili (con il conteggio delle persone trovate); scegliendo una persona, i suoi dati vengono riportati nel documento.

La sezione «Prodotti e Servizi» compone le righe del documento.

Per ogni riga si indicano descrizione, quantità e prezzo unitario; il TOTALE viene calcolato automaticamente. Con «Aggiungi Prodotto» si inseriscono più righe e con l'icona di eliminazione si rimuovono. Infine «Genera Documento» produce la ricevuta o la nota di debito pronta per la stampa.

L'archivio documenti raccoglie tutte le ricevute e le note emesse, con l'indicazione del numero totale archiviato e una ricerca per documento.

La tabella mostra numero progressivo, tipo (Ricevuta / Nota, con eventuale stato «Annullata»), cliente, indirizzo, email, totale e data. Le azioni disponibili sono Ristampa, Modifica e Annulla; per i documenti annullati viene riportata la data di annullamento.

Le Descrizioni predefinite sono modelli di testo riutilizzabili per velocizzare l'emissione dei documenti (es. «Versamento quota associativa», «Buono spesa»).

Con «Nuova Descrizione» si inseriscono un Titolo breve e il Testo completo; l'Elenco Descrizioni mostra titolo e anteprima, con azioni Modifica/Elimina. Queste descrizioni compaiono poi nel menu a tendina della nuova ricevuta.

Il modulo Contabilità è il cuore della gestione economico-finanziaria, costruito sul rendiconto per cassa (Modello D) previsto per gli enti del Terzo Settore.

La Situazione economica mostra la disponibilità ufficiale usata per rendiconto/export e il saldo operativo calcolato dai movimenti (conto corrente e cassa), con il confronto rispetto all'anno precedente. Le schede riassumono Entrate, Uscite, Saldo e Disponibilità ufficiale.

Più in basso, i saldi operativi di conto corrente e cassa e l'elenco degli Ultimi movimenti con data, descrizione, tipo (entrata/uscita) e importo. Il pulsante «Configura saldo iniziale» e «Apri archivio» completano la vista.

La registrazione di un nuovo movimento avviene in tre fasi:

1. Dati base — tipo (Entrata/Uscita), data, importo e canale (Banca/Cassa). L'anno contabile è ricavato dalla data.
2. Classificazione — area e voce della categoria contabile secondo il Modello D.
3. Nota — dettaglio facoltativo, da usare solo se la categoria non basta a riconoscere il movimento.

L'Archivio registrazioni elenca tutti i movimenti dell'anno (fino a 200 risultati) con data, tipo, area, categoria, canale, nota, importo e azioni Modifica/Elimina. Il pannello «Stato archivio» riassume l'ultimo movimento, la voce e il canale correnti.

Il rendiconto dettagliato riproduce la struttura ufficiale del Modello D del Terzo Settore, affiancando Uscite ed Entrate per macro-area e singola voce.

Le uscite sono suddivise nelle macro: A) attività di interesse generale, B) attività diverse, C) raccolta fondi, D) attività finanziarie e patrimoniali, E) supporto generale, ciascuna con le relative voci (materie prime, servizi, godimento beni di terzi, personale, ecc.) e i totali di macro. La stessa struttura speculare è prevista per le entrate.

Le icone informative accanto a ogni voce ne spiegano il contenuto, aiutando una corretta classificazione conforme alla normativa.

La funzione «Confronto annuale» affianca due esercizi (anno corrente e anno precedente) mantenendo allineati vista, export e lettura tabellare.

Le schede confrontano Saldo operativo, Entrate, Uscite e Disponibilità totale con lo scostamento rispetto all'anno precedente. La sezione analitica aggiunge indicatori come copertura annua, saldo vs precedente, picco mensile e righe in archivio, con grafici «Entrate per macro» e «Uscite per macro» a supporto visivo (i grafici non modificano i dati).

La sezione Disponibilità liquide dettaglia Cassa (F80), Conto corrente (F81) e Totale (F82) per l'anno corrente e quello precedente: sono i valori usati in rendiconto, storico ed esportazioni.

L'Export del rendiconto di cassa genera un file Excel con i soli valori dell'anno indicato (utile per un esercizio pulito senza confronto affiancato). L'archivio «File generati» conserva i file Excel prodotti (es. Rendiconto_modelloD_singolo_AAAA.xlsx) con dimensione, data e pulsante Scarica.

Il Saldo iniziale è il punto di partenza annuale usato per calcolare il saldo operativo di cassa e conto corrente. Non è una causale contabile: serve solo al calcolo del saldo operativo (le causali classificano entrate e uscite reali). Si imposta per anno indicando cassa iniziale e conto corrente iniziale.

Le Disponibilità ufficiali per rendiconto/export sono invece i valori manuali usati da riepilogo, rendiconto ed export del periodo (Cassa e Conto corrente per l'anno corrente e precedente). Restano la fonte ufficiale per i documenti e non sostituiscono il saldo operativo. È possibile correggere o aggiungere valori storici per anno.

La pagina «Valori manuali Model D» consente di salvare i campi annuali non gestiti automaticamente dall'export, usando una chiave stabile per anno.

Sono raggruppati in: Imposte e tasse (anche su investimenti), Investimenti e disinvestimenti (generali, altri, finanziari, oneri e proventi di finanziamento) e Costi e proventi figurativi. Con «Salva valori Model D» i dati vengono memorizzati e usati nei documenti.

L'Elenco categorie è la legenda di riferimento del piano dei conti: le aree sono divise tra uscite ed entrate e ogni macro contiene le relative voci micro, con una spiegazione del contenuto di ciascuna.

Per le uscite sono descritte le macro A–E (attività di interesse generale, attività diverse, raccolta fondi, attività finanziarie e patrimoniali, supporto generale) con esempi concreti per ogni voce (materie prime, servizi, godimento beni di terzi, personale, uscite diverse di gestione). Questa guida aiuta a classificare correttamente ogni movimento.

La sezione «Dati associazione» mostra i riferimenti (nome, telefono, codice fiscale, email, indirizzo) letti dalle configurazioni generali e riportati nelle stampe del modulo; il pulsante «Apri configurazioni» porta alla loro modifica.

Il Periodo di lavoro definisce l'anno corrente e l'anno precedente: il periodo attivo guida panoramica, rendiconto e disponibilità predefinite. È inoltre possibile impostare il nome usato nel modulo (intestazione di rendiconto, export e stampe).

Il modulo Verbali consente di redigere e archiviare i verbali del Consiglio Direttivo e dell'Assemblea dei Soci, oltre alle relative convocazioni.

La dashboard mostra i contatori (verbali totali, di Consiglio, di Assemblea, ultimo verbale) e le Azioni Rapide: «Nuovo Verbale Consiglio Direttivo», «Nuovo Verbale Assemblea Soci», «Gestisci Configurazione» e «Gestisci Convocazioni». L'Elenco Verbali permette la ricerca per numero, tipo o data.

La creazione di un verbale del Consiglio Direttivo parte dai Dati Generali: modello di verbale, data, ora e segretario.

Nella sezione «Presenti alla Riunione» si selezionano i membri del consiglio presenti (almeno uno obbligatorio); l'opzione «Nascondi nel verbale finale» mostra solo il numero dei presenti.

Il Contenuto del Verbale comprende l'Ordine del Giorno e gli Argomenti da discutere e votare (numerazione automatica). Le Votazioni per Argomenti vengono generate automaticamente in base agli argomenti inseriti (con possibilità di indicare «Rinviato»). Con «Genera Verbale» si produce il documento in formato ODT.

Il verbale dell'Assemblea dei Soci raccoglie i Dati Generali (data e ora del verbale, ora di chiusura seduta, tipo e data invio convocazione, luogo, presidente, numero soci presenti e segretario).

Nella sezione Partecipanti si elencano i presenti (uno per riga, nel formato «Nome Cognome - Ruolo»). Il Contenuto comprende ordine del giorno e argomenti, mentre i Dettagli votazione consentono di specificare limitazioni di voto, modalità (es. alzata di mano), documento discusso, esito (es. all'unanimità) e istruzioni operative/pubblicazione (es. sul RUNTS). Ogni campo può essere nascosto nel verbale finale.

La sezione Convocazioni genera gli avvisi di convocazione e, opzionalmente, li invia via email ai destinatari. L'elenco convocazioni raccoglie quelle create.

Nei Dati documento si impostano titolo, oggetto, luogo di redazione e data. Per il Consiglio Direttivo si indicano data, ora, luogo, indirizzo, modalità (in presenza o telematica, con dettagli piattaforma), l'ordine del giorno e i membri destinatari.

Per l'Assemblea si gestiscono prima e seconda convocazione (data e ora), la categoria di soci destinataria e l'ordine del giorno. L'opzione «Invia la convocazione via email» recapita l'avviso dopo il salvataggio, usando l'oggetto indicato.

La configurazione dei verbali definisce il Formato Verbali (ODT) — il modello (template) da usare per generare i documenti, scegliendo tra formato Standard e Legacy.

I Progressivi Verbali impostano l'anno di riferimento e il numero progressivo successivo, distinto per verbali di Consiglio e di Assemblea (formato numero o numero+lettera, es. 12A). I dati di associazione e SMTP usati nei verbali si configurano nelle rispettive sezioni.

Il modulo Utenti gestisce gli account che possono accedere al gestionale. La Lista Utenti mostra per ciascuno username, ruolo (es. Admin, Operatore), permessi (predefiniti dal ruolo o personalizzati, con i moduli accessibili), date di creazione e aggiornamento e le azioni disponibili.

L'account amministratore può risultare «Protetto» per impedirne l'eliminazione accidentale.

Con «Nuovo Utente» si crea un account indicando Username, Password e Ruolo.

I Permessi dashboard sono granulari: tramite caselle si abilita l'accesso ai singoli moduli (Anagrafiche, CDA, Fornitori, Volontari, Associati, Attività, Ordini, Prestiti, Magazzino, Donazioni, Ricevute, Contabilità, Verbali e Gestione Utenti). Il pulsante «Ripristina default ruolo» riporta ai valori predefiniti del ruolo selezionato. Con «Aggiungi Utente» l'account viene creato.

Assegnando permessi mirati si limita ogni operatore alle sole funzioni di sua competenza, aumentando sicurezza e riservatezza.

La scheda «Credenziali Contabilità» imposta un accesso dedicato al modulo contabile, separato dalle normali credenziali utente.

Si indicano Username Contabilità e, se necessario, una nuova password (lasciando il campo vuoto si mantiene quella attuale) con relativa conferma. Con «Aggiorna Credenziali Contabilità» la modifica viene salvata.

Le Configurazioni raccolgono i dati generali dell'associazione, usati in tutto il gestionale e nelle stampe.

Le Informazioni Generali comprendono denominazione, indirizzo, città, provincia, telefono, email, codice fiscale, partita IVA (opzionale) e la modalità data iscrizione (es. anno solare 01/01–31/12) che definisce la data di iscrizione automatica per le nuove anagrafiche.

Le Informazioni Bancarie includono nome della banca, intestatario del conto e IBAN; questi dati alimentano, ad esempio, le email di rinnovo e i documenti. Con «Salva Associazione» le impostazioni vengono memorizzate.

La sezione «Logo Associazione» permette di caricare il logo dell'ente, usato nelle stampe e nei documenti (ricevute, tessere, ecc.).

Si seleziona un file immagine (JPG, PNG, GIF o WEBP, massimo 8 MB) e si conferma con «Carica Logo». Finché non è impostato, viene mostrata la dicitura «Nessun logo impostato».

La configurazione delle ricevute personalizza i documenti emessi.

Si impostano fino a due note a piè di documento e il titolo della sezione destinatario (es. «Socio»). La Numerazione Ricevute definisce il numero progressivo successivo e l'anno di riferimento.

La sezione «Firma ricevute» consente di caricare un'immagine della firma (JPG, PNG, GIF o WEBP, max 8 MB), che viene convertita in PNG nero su sfondo trasparente (richiede l'estensione PHP GD) e apposta sui documenti. Con «Salva Configurazione Ricevute» si memorizzano le impostazioni.

La Configurazione SMTP abilita l'invio automatico delle email dal gestionale (tessere, rinnovi, convocazioni, liste attività).

Nel blocco Mittente si indicano nome mittente, email mittente ed eventuale Reply-to. Nel blocco Server SMTP si impostano Host, Porta, Sicurezza (es. TLS/STARTTLS), Username, Password e Timeout. Se l'Host viene lasciato vuoto, il sistema usa la funzione mail() di PHP oppure l'auto-configurazione per Gmail/Outlook/Yahoo/iCloud se riconosciuta dall'email.

Dopo il salvataggio, la pagina «Test invio SMTP» permette di inviare un messaggio di prova a un indirizzo per verificare il corretto funzionamento.

Per la guida passo-passo completa alla configurazione SMTP, vedi la sezione «Configurazione invio email» in fondo al manuale.

Questa sezione è una guida passo-passo alla configurazione del server SMTP per l'invio automatico delle email dal gestionale: parametri per i principali provider, credenziali e test di invio.

I parametri riportati sono stati verificati il 10 giugno 2026 sulle guide ufficiali di Google, Microsoft, Yahoo, Apple e Aruba PEC.

Segui i numeri indicati nella schermata. Compila i campi con le impostazioni fornite dal tuo gestore email, clicca Salva SMTP e usa Test invio SMTP per verificare che tutto funzioni. L'impostazione più comune è porta 587 con TLS (STARTTLS). Gmail, Yahoo e iCloud possono richiedere una password specifica per app.

1. Mittente — nome ed email del mittente: il nome dell'associazione e l'indirizzo completo.
2. Host SMTP — l'host fornito dal provider, es. smtp.dominio.it.
3. Porta + sicurezza — di solito porta 587 con TLS (STARTTLS).
4. Username — di norma l'indirizzo email completo.
5. Password — la password della casella o la password per app.
6. Salva e testa — salva la configurazione, poi invia un messaggio di prova.

Host SMTP vuoto? Se lasci il campo vuoto verrà usata la funzione mail() di PHP (configurazione del server) oppure l'auto-configurazione per Gmail/Outlook/Yahoo/iCloud se riconosciuta dall'email.

In Nome mittente scrivi il nome dell'associazione. In Email mittente, Username SMTP e, di norma, Reply-to usa l'indirizzo email completo.

Timeout SMTP: lascia 20 secondi. Per la porta 587 usa TLS (STARTTLS); per la 465 usa SSL. Dopo aver salvato, invia sempre un messaggio dalla sezione «Test invio SMTP».

Microsoft 365: il gestionale usa l'autenticazione SMTP con username e password. Microsoft sta eliminando gradualmente questa modalità: per gli account dove SMTP AUTH è bloccato, chiedi all'amministratore un relay SMTP compatibile oppure un altro servizio di invio.

Casella diversa dall'elenco? Cerca nel pannello del provider le voci «SMTP», «posta in uscita» o «configurazione client». Non usare i dati IMAP o POP, che servono per ricevere la posta.

Lo username è il tuo indirizzo Gmail completo. Come password SMTP devi usare una password per app, non la normale password dell'Account Google.

1. Attiva la verifica in due passaggi

1. Accedi all'Account Google della casella che deve inviare le email.
2. Apri Sicurezza.
3. In «Come accedi a Google», attiva la Verifica in due passaggi.

2. Crea la password per app

1. Apri la pagina delle password per app del tuo Account Google e accedi nuovamente se richiesto.
2. Come nome dell'app scrivi Gestionale SMTP e clicca Crea.
3. Google mostra una password di 16 caratteri: copiala subito.
4. Incollala nel campo Password SMTP del gestionale e salva.

3. Dati da inserire nel gestionale

• Email mittente e Username SMTP: il tuo indirizzo Gmail completo
• Host SMTP: smtp.gmail.com — Porta: 587 — Sicurezza: TLS (STARTTLS)
• Password SMTP: la password per app di 16 caratteri appena creata — Timeout: 20 secondi

Importante: quando cambi la password dell'Account Google, Google revoca tutte le password per app: dovrai crearne una nuova, inserirla nel gestionale, salvare e ripetere il test SMTP. Se la voce «Password per le app» non compare, l'account potrebbe essere aziendale o scolastico, usare solo chiavi di sicurezza o avere la Protezione avanzata: in questi casi contatta l'amministratore Google Workspace.